Sicherheitstipps für die Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen

Wichtige Geschäftsunterlagen müssen geschützt werden. Schließlich enthalten sie sensible Daten und Informationen, die nicht für die Augen Dritter bestimmt sind. Ob Verträge, Jahresabschlüsse oder Kundenlisten – all diese Geschäftsunterlagen gilt es sicher aufzubewahren.

Sicherheitstipps für die Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen: Welche sind das?

Inventare, Bilanzen und Lageberichte gehören zu den wichtigsten Dokumenten eines Unternehmens. Sie bilden die Grundlage für Steuererklärungen und finanzielle Analysen. Ebenfalls unverzichtbar sind Korrespondenzen (E-Mails, Briefe etc.), die geschäftliche Transaktionen betreffen. Dazu gehören Bestellungen, Angebote, Aufträge und Verträge.

Nicht zu vergessen sämtliche Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge. Wie auch Verträge mit Kunden, Lieferanten oder Partnern, welche die rechtlichen Beziehungen und Verpflichtungen regeln. Und natürlich sind auch alle Steuerunterlagen und Personalakten wertvolle Geschäftsunterlagen. Je nach Dokument müssen diese unterschiedlich lang sicher aufbewahrt werden.

Sicherheitstipps für die Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen: Wie lange aufheben?

Dokument	Aufbewahrungsfrist	Gesetzliche Grundlage
Bücher und Aufzeichnungen	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Inventare	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Lageberichte	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Eröffnungsbilanzen	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Buchungsbelege (z. B. Rechnungen)	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe	6 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Sonstige steuerrelevante Unterlagen	6 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 5 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO

Hinweis: Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder das Dokument entstanden ist.

Wie müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist für Unternehmen in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Dabei sind sowohl die Form der Aufbewahrung als auch der Aufbewahrungsort von Bedeutung. Also handelt es sich hierbei keinesfalls um Sicherheitstipps für die Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen. Vielmehr sind das Gesetzesvorgaben.

Form der Aufbewahrung

Unterlagen können sowohl in Papierform als auch digital aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und unverändert bleiben. Bei der digitalen Archivierung sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu beachten. Diese schreiben vor, dass elektronische Dokumente unveränderbar, vollständig, zeitgerecht, geordnet und nachvollziehbar gespeichert werden müssen. Zudem ist sicherzustellen, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und bei Bedarf maschinell ausgewertet werden können.

Aufbewahrungsort

Grundsätzlich sind die Unterlagen im Inland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, jedoch müssen die Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie bei Bedarf innerhalb angemessener Zeit vorgelegt werden können. Für steuerliche Zwecke ist es wichtig, dass die Finanzbehörden bei einer Prüfung Zugriff auf die Unterlagen bekommt. Bei digitaler Aufbewahrung müssen die Daten während der gesamten Zeit zugänglich und abrufbar sein. Außerdem müssen sie maschinell ausgewertet werden können.

Sicherheit und Schutzmaßnahmen

Unabhängig von der Form der Aufbewahrung müssen Geschäftsunterlagen vor Verlust, Beschädigung und unbefugtem Zugriff geschützt werden. Bei Papierdokumenten gehört dazu der Schutz vor Feuer, Wasser und Diebstahl. Digitale Daten sind durch Back-ups vor Cyberangriffen zu schützen.

Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die Unterlagen muss klar geregelt sein. Nur befugte Personen dürfen Zugang haben, um die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu gewährleisten (DSGVO). Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Dokumente.

Physische Aufbewahrung in Tresoren: Sicherheitstipps für wertvolle Geschäftsunterlagen

Gerade die physische Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen ist nicht ohne. Einfach nur in die Schreibtischschublade einsperren reicht nicht aus. Zu groß ist das Risiko, dass Dokumente verloren gehen, beschädigt werden oder in unbefugte Hände geraten. Gleiches gilt für Feuer oder andere Schäden. Damit diese Gefahren so gering wie möglich gehalten werden, hilft am besten das Einschließen in einem Tresor.

Schutz vor Feuer

Bei einem Brand können Temperaturen von über 1.000 °C entstehen. Feuerfeste Tresore sind so konstruiert, dass sie ihre Inhalte für eine bestimmte Zeit vor diesen extremen Temperaturen schützen. Je nach Zertifizierung bieten sie Schutz für 30, 60 oder sogar 120 Minuten.

Schutz vor Wasser

Wasser, etwa durch Hochwasser oder Löscharbeiten bei Bränden kann die Unterlagen vollständig vernichten. Selbst Datenträger sind davor nicht sicher. Viele Tresore haben deswegen spezielle Dichtungen, die das Eindringen von Wasser verhindern. Einige Modelle sind sogar so gebaut, dass sie Inhalte bis zu einer bestimmten Tiefe und Dauer vor Wasserschäden schützen. Doch ein Tresor ist nicht gleich Tresor. Je nach Bedarf gibt es unterschiedliche Modelle.

Sicherheitstipps für die Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen: Welche Tresorarten gibt es?

Je nach Art der zu sichernden Dokumente und Datenträger gibt es verschiedene Tresorarten mit extra Zertifizierungen.

Dokumententresore

Dokumententresore sind für die sichere Aufbewahrung von Papierdokumenten entwickelt. Sie schützen vor Feuer und Diebstahl. Die Feuerschutzklassifizierung erfolgt nach der europäischen Norm EN 1047-1, mit weiteren Kennzeichnungen S 60 P und S 120 P. Diese stehen für einen Feuerschutz von 60 bzw. 120 Minuten. Zusätzlich können Dokumententresore nach EN 1143-1 zertifiziert sein. Das bestätigt ihren Einbruchschutz in verschiedenen Widerstandsgraden (z. B. Grad I).

Datentresore

Datentresore sind für das Aufbewahren empfindlicher und wichtiger digitaler Speichermedien wie Festplatten, CDs oder USB-Sticks ausgelegt. Diese Medien sind gegenüber Hitze und Feuchtigkeit nicht weniger anfällig. Deswegen haben Datentresore ebenfalls einen Feuerschutz, zertifiziert nach EN 1047-1 mit den Klassifizierungen S 60 DIS oder S 120 DIS. Das entspricht einem Schutz von 60 bzw. 120 Minuten. Auch hier ist eine zusätzliche Zertifizierung nach EN 1143-1 für Diebstahl möglich.

Einbruchhemmende Tresore

Einbruchsichere Tresore sollen primär einen unbefugten Zugriff verhindern. Die Sicherheitsstufen werden nach der Norm EN 1143-1 in Widerstandsgrade von 0 bis XII eingeteilt. Je höher der Grad, desto höher der Schutz. Dafür werden diese Tresore mit besonderen Verriegelungsmechanismen und verstärkten Wänden gebaut, um physischen Angriffen besser standhalten zu können.

Kombinierte Tresore

Nicht jeder Tresor ist automatisch sowohl feuer- als auch einbruchssicher. Dafür gibt es extra kombinierte Tresore:

Sie erfüllen sowohl die Anforderungen der Norm EN 1047-1 (Feuerschutz) als auch der Norm EN 1143-1 (Einbruchschutz).
Sie bieten den umfassendsten Schutz und sind bestens für die Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen geeignet.
Sie sind meist teurer, da sie beide Schutzarten kombinieren und strenge Prüfungen durchlaufen.

Sicherheitstipps für die Aufbewahrung wertvoller Geschäftsunterlagen: Wichtige Hinweise bei der Auswahl

Achten Sie darauf, dass der Tresor von anerkannten Prüfstellen zertifiziert ist. In Deutschland sind dies beispielsweise der VdS oder das ECB-S.
Überlegen Sie, welche Art von Schutz für Ihre Unterlagen erforderlich ist – Feuer, Einbruch oder beides.
Klären Sie mit Ihrer Versicherung, welche Zertifizierungen und Widerstandsgrade für den gewünschten Versicherungsschutz notwendig sind.

Zugriffsrechte klären und regelmäßige Wartung

Ein Tresor allein reicht nicht aus. Auch der Zugang zu den aufbewahrten Geschäftsunterlagen muss klar geregelt sein. Grundsätzlich sollten nur autorisierte Personen Zugriff haben. So verhindern Sie Missbrauch oder unbefugte Zugriffe. Dokumentieren Sie dafür genau, wer in Ihrem Unternehmen den Tresor nutzen darf. Prüfen Sie außerdem regelmäßig, ob die Zugriffsrechte noch aktuell sind.

Genauso wichtig ist die regelmäßige Wartung des Tresors. Feuer- und einbruchhemmende Eigenschaften können durch Abnutzung oder Beschädigungen der Türdichtungen oder der Innenwandkleidung an Wirksamkeit verlieren. Überprüfen Sie daher in festen Intervallen den Zustand des Tresors sowie der darin gelagerten Dokumente. Nur so bleibt der Schutz langfristig bestehen.